Privacyverklaring

Maak jij gebruik van onze Microsoft-oplossingen, Security Operations Center of een andere dienst? Werk je bij ons of heb je op een andere manier contact met ons? Dan hebben wij jouw gegevens nodig. Jouw privacy staat bij ons voorop. Daarom vinden wij het belangrijk dat je weet wat wij met jouw persoonsgegevens doen. In deze privacyverklaring beschrijven we welke gegevens wij van jou verzamelen, waarom we deze verwerken, waar we deze informatie voor gebruiken en hoe jij deze kan beheren. Zo kan je erop vertrouwen dat jouw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Wie zijn wij?

Wij zijn Link-it! Sinds 2001 ondersteunen wij organisaties met ICT-vraagstukken, zodat zij kunnen blijven doen waarin zij goed in zijn. Dit doen we samen met onze vakmensen. Mensen die graag in oplossingen denken, zodat we samen met onze klanten vooruit gaan. Wij zijn, zoals dat heet, een “Microsoft huis” en hechten veel waarde aan ons gold partnership in verschillende disciplines. Daarnaast zijn we ijzersterk in verandertrajecten, ICT-beheer en Security, Compliance & Governance.

Wanneer verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Link-it verzamelt jouw persoonsgegevens:

  • Wanneer je link-it.nl bezoekt;
  • Wanneer je via de website of een van onze social media accounts hebt aangegeven contact met ons te willen;
  • Wanneer je telefonisch of e-mailcontact met ons hebt gehad;
  • Wanneer je voor onze nieuwsbrief inschrijft;
  • In het geval jij of jouw werkgever een dienst bij ons hebt afgenomen;
  • Wanneer je een (andere vorm van) zakelijke relatie met ons hebt (gehad);
  • Wanneer je als klant een probleem of technische storing bij ons meldt;
  • Wanneer je op een van onze openstaande vacatures solliciteert;
  • In het geval je bij ons werkt of heeft gewerkt;
  • Wanneer je gebruikt wilt maken van jouw privacyrechten;
  • Wanneer je op een andere wijze hebt aangegeven gebruik te willen maken van onze dienstverlening.

Waarom verzamelen we jouw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens om onze dienstverlening uit te voeren.

Als websitebezoeker/mogelijke klant gebruiken we jouw gegevens om:

  • je te informeren over Link-it en wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen;
  • met je in contact te kunnen komen en te reageren op door jou gestelde vragen;
  • onze diensten aan je te kunnen bieden;
  • een offerte te sturen;
  • een overeenkomst te sluiten.

Als klant gebruiken we jouw gegevens om:

  • de overeenkomst die wij met jouw (organisatie) gesloten hebben uit te voeren;
  • je bij problemen en technische storing te ondersteunen; (inzicht in klantspecifieke situaties)
  • onze dienstverlening te factureren;
  • informatie die voor jouw organisatie relevant (kan) zijn met jou te delen;
  • onze dienstverlening – middels klanttevredenheidsonderzoeken – te verbeteren.

Als sollicitant gebruiken we jouw gegevens om:

  • voor, tijdens en na jouw sollicitatie telefonisch of per mail contact met je te kunnen opnemen;
  • jouw kennis en vaardigheden te toetsen en te valideren.

Als Link-it-eer (medewerker) gebruiken we jouw gegevens om:

  • de door ons overeengekomen arbeidsvoorwaarden uit te kunnen voeren. Denk aan het bijhouden van jouw vakantie- en ziektedagen, jouw functioneren en de bedrijfseigendommen die je in bruikleen beschikt;
  • je loon, beloningen en andere vergoedingen aan het einde van elke maand uit te keren;
  • voor je secundaire arbeidsvoorwaarden (als pensioen, lease auto en verzekering) te zorgen;
  • contact met je te kunnen nemen (bijvoorbeeld wanneer je ziek bent);
  • bij eventuele nood contact met een kennis of familielid te nemen;
  • bedrijfsmedische zorg te verlenen (bijvoorbeeld wanneer je langdurig ziek bent om arbeidsongeschiktheid is geworden);
  • jouw loopbaanbegeleiding te bewaken;
  • jou een reis en/of visa te faciliteren, als dit voor het uitvoeren van jouw functie nodig blijkt te zijn;
  • in het geval wij niet meer matchen, afscheid van je te nemen;
  • ons aan wet- en regelgevingen te houden. Dit doen wij ten behoeve van:
    • interne controle en bedrijfsbeveiliging;
    • beveiliging van onze medewerkers en bezoekers;
    • een adressenbestand/smoelenboek van medewerkers en zakelijke contactgegevens.

Als oud Link-it-eer (medewerker) gebruiken we jouw gegevens om:

  • aan wet- en regelgevingen te houden.

Mogen we jouw persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen alleen persoonsgegevens gebruiken om een reden die in de privacywetgeving staat. Zo’n reden heet een grondslag. Deze grondslagen vind je in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming terug.

De belangrijkste grondslag op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken is omdat dit noodzakelijk is om onze diensten te verlenen. Zo hebben wij bijvoorbeeld jouw e-mailadres nodig om een offerte te sturen.

Wij verwerken ook persoonsgegevens om aan wet- en regelgevingen te voldoen. Denk aan BSN-nummers van medewerkers die wij volgens de Wet op de Loonbelasting moeten registreren. Maar ook in het geval je ons expliciet de toestemming daarvoor hebt gegeven.  

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens alleen als het voor onze diensteverlening écht nodig is en/of als je deze zelf aan ons doorgeeft. Ook kijken we of we dat volgens de wet- en regelgeving mogen doen.

Als websitebezoeker/mogelijke klant gebruiken we jouw:

  • Naam/bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Als klant gebruiken we jouw:

  • Naam contactpersoon (relatie)
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Zakelijk e-mailadres
  • Projectgegevens
  • Facturatiegegevens
  • Bedrijfsgegevens
  • IP-adres

Als sollicitant gebruiken we jouw:

  • NAW-gegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief

Als Link-it-eer (medewerker) gebruiken we jouw:

  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum- en plaats
  • Nationaliteit
  • Burgerlijke staat
  • Kopie identiteitsbewijs en BSN
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer
  • (Kenteken) leaseauto
  • Salaris, declaraties en arbeidsvoorwaarden
  • Diploma’s, certificaten en kwalificaties
  • Curriculum Vitae
  • Functie en dienstverband
  • Functioneringsgegevens
  • Verzuim
  • Contactpersoon in geval van nood
  • (Indien gewenst) allergieën/medische informatie

Als oud Link-it-eer (medewerker) gebruiken we jouw:

  • Naam
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Toegang tot bijzondere persoonsgegevens

Als Link-it-eer (medewerker) verwerken we enkele van jouw bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zo privacygevoelig zijn dat het grote impact op jou kan hebben als deze gegevens worden verwerkt.

Om die reden hebben slechts jouw leidinggevende, de directie en de medewerkers van de HR-afdeling toegang tot jouw bijzondere persoonsgegevens zoals BSN en gezondheidsinformatie (als je bijvoorbeeld langdurig ziek bent of arbeidsongeschikt is geraakt).

Cookies

Onze website maakt gebruikt van cookies. Ook via derden die door ons zijn ingeschakeld worden cookies geplaatst. We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Een cookie is een klein tekstbestandje dat een website op je computer opslaat, op het moment dat je de website bezoekt.

Het staat je altijd vrij om cookies uit te schakelen. Daarnaast kan je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

Met derden die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van cookies en applicaties. Toch hebben wij geen volledige controle op wat de aanbieders met de cookies doen. Voor meer informatie verwijzen wij jou graag naar de privacyverklaringen van deze partijen (let op: deze kunnen regelmatig wijzigen).

Wij hebben verder geen bewerkersovereenkomst met Google gesloten. Verder staan wij Google toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Tot slot laten wij de IP-adressen niet anonimiseren.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij van jou verwerken, bewaren we voor zo lang als nodig is om de onze diensten aan je te leveren. Daarna bewaren wij gegevens nog maximaal een jaar voor de beschreven statistische doeleinden.

Gegevens van bijvoorbeeld oud Link-it-eers (medewerkers) worden uiterlijk 2 jaar na het einde van het dienstverband verwijderd.

Jouw persoonsgegevens worden tijdig gewist, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor betaalgegevens).

Delen wij jouw gegevens met derden?

Ja, wij delen jouw persoonsgegevens alléén als je bij ons klant bent of bij ons werkt. Dit doen wij alleen als het – voor onze bedrijfsvoering – echt nodig is. Dit kan zowel binnen Nederland zijn als binnen de Europese Unie (EU).

Wij kunnen bijvoorbeeld jouw persoonsgegevens delen met derden als salarisadministrateur, verzekeraar, pensioenfonds en andere leveranciers. Bij (strafrechtelijke) onderzoeken, kunnen wij gegeven delen met toezichthouders en het Openbaar Ministerie. Dit doen we alleen als dat volgens de wet mag. Of als we een samenwerkingsovereenkomst hebben. En het noodzakelijk is om gegevens te delen voor onze bedrijfsvoering.

Neemt Link-it besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen?

Nee, Link-it neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen voor jou kan hebben. Wij hebben het hier over besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Link-it) tussen zit.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Jouw privacy staat bij ons voorop. Daarom doen we er alles aan om jouw privé-gegevens ook écht privé te houden. We doen dit aan de hand van fysieke, organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. In het bijzonder:

  • hebben we een informatiebeveiligingsbeleid en Gedragscode ICT opgesteld, waarin richtlijnen rondom gegevensbescherming vastgelegd zijn;
  • hebben we ervoor gezorgd dat jouw gegevens afgeschermd zijn door alleen noodzakelijke personen toegang hiervoor te verlenen;
  • zorgen we ervoor dat jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven;
  • toetsen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig om de effectiviteit te meten;
  • zijn onze maatregelen volgens de ISO27001-norm genomen en gecertificeerd.

Heb je een kwetsbaarheid in ons systeem ontdekt? Help ons door deze aan ons te melden, zodat we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen kunnen verbeteren. Als je een kwetsbaarheid wilt melden of een beveiligingsprobleem hebt met betrekking tot de website link-it.nl of een van onze diensten, stuur dan een e-mail naar soc@link-it.nl.

Welke privacy rechten heb je?

Jij blijft de baas over jouw persoonsgegevens. Punt. Daarom heb je volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming een aantal privacyrechten. Je mag:

  • jouw gegevens bij ons opvragen;
  • jouw gegevens laten wijzigen als die niet kloppen;
  • jouw gegevens laten verwijderen;
    Vaak kunnen wij jouw gegevens niet zomaar verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij jouw gegevens nog nodig hebben of om ons aan een wet te houden.
  • bezwaar maken tegen bepaald gebruik van jouw gegevens;
    Bijvoorbeeld als je van mening bent dat jouw privacy zwaarder weegt dan ons belang of als je geen direct marketing van ons wilt ontvangen.
  • jouw toestemming stoppen;
    Gaf je ons toestemming om jouw persoonsgegevens te gebruiken? Dan mag je altijd jouw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken jouw gegevens vanaf dat moment niet meer.
  • het gebruik van jouw gegevens tijdelijk beperken;
    Bijvoorbeeld als je bezwaar hebt gemaakt tegen gebruik van jouw gegevens.
  • jouw gegevens overdragen door ons laten overdragen.
    Overdragen kan aan een andere partij of aan jezelf.

Laat ons weten als je gebruik wilt maken van jouw rechten

Stuur ons jouw verzoek per mail naar soc@link-it.nl. Wij voeren dit – als de Algemene Verordening Gegevensbescherming dat van ons verwacht – binnen een maand uit en communiceren het resultaat ook binnen een maand met jou. In uitzonderlijke gevallen kunnen we meer tijd van je vragen. Bijvoorbeeld wanneer het verzoek heel complex is.

We willen zeker weten dat jij écht bent wie je zegt dat je bent. Daarom kunnen we aanvullende informatie van je vragen om je identiteit vast te stellen. Daarnaast vragen we voor extra informatie wanneer je inzage wilt van een gegeven dat gekoppeld is aan een cookie. Het cookie ontvangen wij graag samen met jouw verzoek.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Link-it B.V. is verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Link-it B.V.
Madenmaker 22
5253 RC Nieuwkuijk

Je kunt ons bereiken via:

Telefoon: (073) 511 96 99
E-mail: soc@link-it.nl

Wijzigen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Dat doen we bijvoorbeeld als er iets verandert in de wet- en regelgeving of als wij nieuwe diensten ontwikkelen. De meest actuele versie vind je altijd op onze website (link-it.nl/privacy). Deze (vernieuwde) versie is in juli 2023 opgesteld en is op 1 januari 2024 in werking getreden.

Wat is de toepassingsgebied van deze verklaring?

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze dienst zijn verbonden. Wij kunnen ook niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over jouw persoonsgegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met de privacy verantwoordelijke van Link-it.

E-mail: soc@link-it.nl

Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de privacy-autoriteit.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl