Elk bedrijf heeft baat bij goed georganiseerde bedrijfsprocessen. Een integraal managementsysteem kan hier perfect bij helpen. Een integraal managementsysteem is een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleid, resultaten en registraties binnen een bedrijf. Om bijvoorbeeld te voldoen aan de ISO 9001 norm moet je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten. ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Met het ISO 9001 certificaat toon je als bedrijf aan je klanten en prospects dat je processen voldoen aan internationale normen. Op die manier geef je aan dat je veel waarde hecht aan continue verbetering. Maar waar moet je beginnen?
Uitdaging
SPIE is een van onze klanten en maakte een tijd geleden gebruik van Visio voor het uittekenen van de processchema’s. Alle documentatie was onderverdeeld per proces, maar er waren drie problemen die SPIE graag wilde tackelen, namelijk: snelheid, zoekfunctionaliteit en printbaarheid.
Na enige tijd werd het Visio bestand te groot waardoor het niet altijd meer geladen kon worden om te raadplegen voor zowel interne collega’s als collega’s in de buitendienst, waardoor de kwaliteit niet meer geborgd kon worden. Dit zorgt ervoor dat de informatie niet up-to-date is, omdat de documenten niet te openen zijn. Hierdoor kunnen de collega’s niet fatsoenlijk hun werkzaamheden uitvoeren. Binnen SharePoint had SPIE mappen aangemaakt die niet gelabeld waren, waardoor zij SharePoint niet konden gebruiken waarvoor deze was bedoeld. Hierdoor konden mensen hun documenten moeilijk vinden. Mocht er bijvoorbeeld een audit plaats vinden en je kan het complete beleidsdocument niet aanleveren, dan heb je als bedrijf een heel groot probleem en zou je hiervoor een flinke boete kunnen krijgen.
De oplossing
Als oplossing hiervoor hebben wij een SharePoint werkprocesinrichting voor SPIE gemaakt. De SharePoint werkprocesinrichting zorgt er voor dat de documenten te allen tijde beschikbaar is. Binnen SharePoint is een duidelijke structuur aangebracht, waardoor het overzichtelijk is wie voor welk proces verantwoordelijk is, inclusief een proces eigenaar. Als toevoeging hebben wij onderscheid gemaakt tussen concept versies en gepubliceerde versies van bestanden. Nu is het meteen inzichtelijk welk bestand de juiste versie is. Zodra een concept versie primair moet worden, zullen de formulieren, handboeken en dergelijke gelijk gedeeld worden binnen de gehele organisatie in PDF. De documenten zijn in verschillende typen aanwezig, zoals Word, Excel en PowerPoint. De processen worden uiteindelijk opgeleverd in PDF, zodat het mogelijk is om dit goed te printen.
Erik van SPIE over hun nieuwe kwaliteitsmanagement systeem: ‘De medewerkers zijn zeer content met de geboden oplossing en het inzicht dat door Link-it gecreëerd is. Het was precies wat we zochten.’
Geboden oplossingen:
- Duidelijke structuur
- Beschikbaarheid van de beleidsdocumenten
- Inzichtelijk waar het document in het proces zit
- Duidelijk verschil tussen concept en primaire versies
- Inzichtelijk wie proces eigenaar is
- De juiste documenten beschikbaar indien er een audit plaatsvindt
- Voldoet aan ISO 9001 norm
Heb jij een uitdagend vraagstuk na het lezen van deze leuke case? Neem vooral contact met ons op!