Vraagstuk: moderniseren IT-omgeving, inzicht en structuur!
SweBru was in gesprek met een andere partij om hun Document Management System in te richten, toen Link-it aanklopte. Met hun systeem destijds merkte zij dat het ontbrak aan een werkstructuur en er ontstond versplintering. Stijn Hazenberg: “Het pakket werkte niet intuïtief, werkte omslachtig, maakte dat documenten soms moeilijk terug te vinden waren en het ontbrak aan een uniforme manier van werken.” Belangrijke e-mails met informatie over een project werden bijvoorbeeld opgeslagen in één mailbox, die voller en voller werd en waarin het moeilijk was documenten terug te vinden. Daarnaast stond alles nog op interne servers en hadden ze te maken met veel acute storingen in IT, wat zorgde voor kwaliteit- en tijdsverlies. SweBru’s IT-omgeving was hard toe aan vernieuwing. Stijn Hazenberg: “Je moet nooit stilstaan.”.
Oplossing DMS: IN de CLOUD via Sharepoint.
Stijn beschrijft het doel dat hij voor ogen had in een nieuwe DMS als volgt: “Een stukje verbetering van het proces inzicht in data en documentatie zodat je data niet kwijt bent en beter op de hoogte bent van wat er speelt en in het proces”. Bob (Salesmanager Link-it) kwam aan met een “Offerte vol smileys” en wist de oplossing klein en simpel te houden. Daarnaast kreeg Stijn de kans om mee te kijken bij een andere klant, SPIE, om te zien wat het werken volgens the Link-it way hen heeft opgeleverd. Uiteindelijk besloten zij samen in zee te gaan een SweBru Projects te ontwikkelen.
Nu werkt SweBru volledig in de (Microsoft) Cloud, wat maakt dat zij altijd overal bij kunnen. Daarnaast is er zelfs een koppeling met het ERP–systeem waardoor zij werken vanuit één centrale plek waarin zowel dataopslag als planning mogelijk is. E-mails en belangrijke documenten worden automatisch in SharePoint geïmporteerd waardoor er geen belangrijke data verloren gaat én deze voor iedereen direct inzichtelijk is. Het werken met sjablonen zorgt voor een uniforme werkwijze. Stijn Hazenberg is blij met de keuze om over te stappen: “Door de switch naar Link-it hoeven wij minder met onze IT-oplossingen bezig te zijn en worden we volledig ontzorgt op dit gebied.” aldus Stijn Hazenberg.
Resultaat
- Minder storingen, dus minder tijd nodig voor IT en meer tijd voor eigen business!
- Moderne manier van werken: van servers naar Cloudoplossing.
- Betere registratie van communicatie door slimme opslag e-mail berichten en belangrijke documenten.
- Tijdwinst en uniforme werkwijze door inzet slimme mappenstructuren en sjablonen.
- Sneller zoeken en terugvinden van documenten door inzet SharePoint en handige functies: versiebeheer, tags, notificaties.
- Meer duidelijkheid naar opdrachtgevers en structuur voor betrokken partijen door inzichtelijke data.
Samen met Swebru kijken we graag verder naar hoe hun IT-omgeving toekomst bestendig blijft.
Wil jij ook een goed advies? Aarzel niet om contact op te nemen.