De nieuwe Microsoft Planner: Geef een boost aan je efficiëntie! 

Met alle nieuwe ontwikkelingen rondom AI en je dagelijkse werkzaamheden zou je bijna zeggen dat AI je volledig kan voorzien van takenlijsten en planningen. Helaas is dat niet helemaal mogelijk, alhoewel de nieuwe Microsoft Planner je leven hierin zeker makkelijker maakt! Microsoft heeft onlangs de nieuwe Microsoft Planner geïntroduceerd, welke drie oplossingen samenbrengt en integreert met Copilot. In deze blog vind je de grootste voordelen op een rij. 

Integraties tussen verschillende Microsoft 365-toepassingen 

Vanaf nu is het mogelijk om een Plannerbord toe te voegen aan Microsoft Loop, zodat je in je samenwerkplek de mogelijkheid hebt om het Plannerbord te bewerken en te verrijken. Het is dus niet meer nodig om te switchen tussen verschillende vensters. Dit werkt ook direct door in Microsoft Teams. In Microsoft Teams-vergaderingen kan je in notities direct vervolgtaken aanmaken die terug te zien zijn bij de desbetreffende Plannerbord. Bovendien kan je nu Plannertaken koppelen aan Viva Goals, welke het mogelijk maakt om taken te creëren die bijdragen aan het bereiken van een bepaald doel. Denk bijvoorbeeld aan acties die horen om een bepaald marketingdoel te bereiken. 

Daarnaast is er nog de reeds bekende koppeling die de plannerborden in Microsoft Teams tabbladen kan laten koppelen of waarbij het mogelijk is je eigen taken in Microsoft Outlook terug te zien.  

Gebouwd op het Power Platform

De nieuwe Planner is gebouwd op het Power Platform. Dit low-code platform zorgt ervoor dat je ook voor een Plannerbord, of (openstaande) taken gemakkelijk (aangepaste) rapportages kan maken via Power BI. Power BI maakt het bijvoorbeeld mogelijk om in één oogopslag te zien hoeveel omzet je in een bepaalde maand hebt behaalt en welke taken hierbij afgerond zijn. Zo kan Power BI je helpen patronen te ontdekken en daar sturing aan te geven. Bovendien kun je door het gebruik van Power Automate geautomatiseerde acties uit laten voeren, zoals mails sturen naar betrokkenen op het moment dat bepaalde acties uitgevoerd worden of afgerond zijn.  

Meer weten over low code platformen? Lees ons eerdere blog hier.

Één interface

Het wordt mogelijk om via één interface alle taken te beheren. Zowel persoonlijke taken (voorheen Microsoft To Do) als Taken die horen bij een bepaald team, of bij een bepaald project zijn via een plek op te vragen. Op deze manier wordt het nog gemakkelijker om alle taken in het zicht te houden en niets meer over het hoofd te zien. 

Werken met sjablonen  

Het is in de nieuwe Planner mogelijk om sjablonen te gebruiken om Plannerborden te maken. Deze sjablonen bestaan uit: verschillende weergaven, tijdlijnen, doelen, en voorbeeldtaken. Zo kan je bij de ontwikkeling van een nieuw software product bijvoorbeeld kiezen voor het sjabloon “Software Development” welke je automatisch voorziet van veelvoorkomende taken behorende bij software ontwikkeling. Daarnaast geeft het je bepaalde standaarden omtrent buckets, labels en tijdsbepalingen. Naast het Software Development-sjabloon hebben we ook al mogelijkheden gezien om te kiezen voor de sjablonen: Project Management, Sprint Planning en Business Plan. Uiteraard heb je de vrijheid om na de uitrol van het sjabloon het plannerbord aan te passen naar je eigen wensen. Het bespaart je tijd en verhoogt je efficiëntie, door je te helpen met een eerste opzet. Vooral in combinatie met de Copilot integratie (in volgende alinea beschreven) helpt dit je om snel plannerborden te creëren en sturing te geven aan je (project)team. 

Copilot integratie 

Ondanks dat de nieuwe Microsoft Planner je helpt met het aanmaken van nieuwe plannerborden, gaat het je niet volledig voorzien in voor gestructureerde plannerborden die voor jou op maat zijn gemaakt. Hierbij kan Copilot je helpen! Copilot wordt, net als in veel andere Microsoft applicaties, ook in Microsoft Planner geïntrigeerd. Zo kun je Copilot straks vragen om taken aan te maken om een bepaald doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan “Creëer taken voor een productlancering van een softwareproduct”, Copilot zal dan taken klaarzetten in je plannerbord. Deze kun je vervolgens behouden of herformuleren, waarbij je in één keer kan aangeven aan wie deze toegewezen moeten worden of welke datum deze taken afgerond moeten zijn

Al met al zorgen bovenstaande functies ervoor om jouw werkdag nog efficiënter in te delen en bezig te zijn met het uitvoeren van de taken, in plaats van het maken en bijhouden van je taken. 

Zoals het er nu naar uitziet zullen bovenstaande functies vanaf maart 2024 worden uitgerold. De nieuwe Microsoft Planner zal deze functionaliteiten eerst naar Microsoft Teams brengen en later dit jaar naar de web-interface.  

Auteur: Tom van der Heijden