Traditioneel gezien zijn consultancy trajecten vaak lang en is het moeilijk om het resultaat vast te houden. Daarnaast is de wereld enorm versneld en is het nodig om te digitaliseren van binnenuit. Medewerkers moeten zélf digitaal gaan denken én doen. Dit bereik je het snelst door écht structureel samen te werken in korte resultaatgerichte sprints waarbij het doel is dat de mensen in het bedrijf uiteindelijk zélf nieuwe manieren van werken en denken ontwikkelen! Dankzij het ritme van deze samenwerking zijn we een echte stok achter de deur voor een constante verbetering en innovatie bij onze relaties.
Gebroeders van der Plas
Sinds de start van onze samenwerking met Hans van der Plas werken de mensen van de tak “woningbouw” volledig (in Smart-Teams) digitaal samen.
Afgelopen periode is er een flinke verbetering doorgevoerd in de manier van het verkrijgen van zicht en grip op de voortgang van de (online) werkomgeving van Gebroeders van der Plas. Deze voortgangsbewaking wordt gerealiseerd dankzij slimme SharePoint lijsten met als inzicht krachtige Power BI rapportages en dashboards zodat de projectleiders, het management maar met name ook de opdrachtgever goed zicht hebben op de werkzaamheden, voortgang en kwaliteit.
Samen doelen specificeren.
Nu ze bij Gebroeders van der Plas volledig vanuit een digitale werkomgeving kunnen samenwerken, kunnen we gaan kijken naar waar de verbeter punten liggen in hun huidige manier van werken die gedigitaliseerd en efficiënter ingericht kunnen worden.
Samen met opdrachtgever Hans van der Plas hebben we een visie uitgezet om tot bepaalde doelen te komen. De doelen zijn met name gericht om te zorgen voor een efficiëntere en ook hogere mate van registratie rondom hun veiligheid (VCA) en kwaliteit (ISO) formulieren. Denk hierbij aan formulieren rondom werkplekinspecties, meldingen en schades maar ook aan instructies rondom bijvoorbeeld risicovolle taken welke eenvoudig te raadplegen en verwerken moeten zijn. Dit gebeurt op dit moment veelal analoog (papier) of word digitaal ingevuld en aangeleverd als document, maar dus niet als data.
Backoffice medewerkers zijn dus nog steeds veel tijd kwijt om informatie centraal te verwerken om tot een inzicht te komen terwijl de medewerkers die de formulieren dienen in te vullen er niet aan herinnerd worden en het omslachtig/ouderwets is waardoor het een taak van de projectleider is geworden om hen aan te sporen dit telkens goed te blijven doen….
Aanpak
Nu de basis van de werkzaamheden vanuit de projectleiders kant geborgd worden is het zaak dat er doorgepakt wordt op de initiële doelen rondom veiligheid en kwaliteit. Iedere week werkt Tjeerd van Dongen (productivity consultant bij Link-it) samen met Martijn (projectleider van Gebroeders van der Plas) en Meike (kwaliteitsmedewerker) om in korte tijd alle KAM en ISO-formulieren digitaal te laten registreren.
Vervolgens zullen daar ook rapportages en dashboards overheen komen te liggen ter inzage voor het management, een evt. audit maar ook voor alle medewerkers in bv de kantine (groot scherm). Door het delen van deze informatie creëren we bewustwording van het nut van het registreren en werken we aan betrokkenheid in de organisatie met als uiteindelijk doel nog meer kwaliteit te leveren op een veilige manier.
Oplossing
In het geheel zal de organisatie meer data getuurd worden. Dat houdt in dat werknemers zelf inzicht hebben in planning en het management niet constant dezelfde vragen hoeft te stellen of te beantwoorden. Door ervoor te zorgen dat er wordt gewerkt volgens een slimme standaard is er meer focus in de organisatie waardoor het algehele niveau van kwaliteit en het zelfsturend vermogen elke dag groeit! Dit doen we dankzij de inzet van de slimme formulieren met checklijsten en apps rondom bijvoorbeeld Toolbox meeting registratie en ook kennis meting (quiz) nav de besproken toolboxen achteraf.
Het idee is dat er dat beter gemanaged kan worden vanaf de zijlijn i.p.v. zelf in het veld, en er meer ruimte komt voor organisatieontwikkeling en groei.
Resultaat
Wat we zien is als we de samenwerking op deze manier aangaan het voor beide kanten het snelst resultaat oplevert.
Kijk je naar het eerste half jaar dan worden trajecten en onderwerpen sneller volgens een vaste planning afgerond en dankzij de constante kennisuitwisseling blijven we op de hoogte van de behoeftes uit het veld.
Ook jouw bedrijf resultaatgericht digitaliseren zodat jouw bedrijf gaat bestaan uit “digital champions” en je écht aan de slag kan met data analyseren en proces automatisering? Bel of mail even met Randy Nieraeth (manager productivity en consultancy) dan kijken we samen wat we voor jullie kunnen betekenen!
07 juni 2021
Randy Nieraeth
