Vaccineren én digitaliseren. Dát gaan we doen in 2021. Was 2020 het jaar van de video meeting, dan is 2021 het jaar waarin we de (nood)oplossingen, zoals videobellen en (random) bestanden delen écht gaan opnemen in onze werkmethodiek.
Microsoft Teams is in 2020 gelukkig méér geworden dan een programma dat ongewenst opstart, maar voor veel mensen nog steeds niet de centrale plek voor al hun werk.
Zoals ook Rome niet in een dag is gebouwd geldt dit ook voor een nieuwe manier van werken en denken.
Digitaal werken gaat namelijk verder dan een online plek waarin je documenten opslaat. Digitaal werken vergt digitaal denken, bijna een nieuwe blik op de wereld. Waar we voorheen informatie verwerkten en opsloegen in een “document” is het nu mogelijk om de stap verder te denken. Wat is het doel van de informatie? En is het niet slimmer om de kerndata van een document op te slaan en of je er ook nog een document van maakt slechts een keuze?
Microsoft Teams is het platform dat écht je file en mogelijk zelfs applicatie server gaat vervangen. Het is een platform omdat het standaard allerlei slimme tools zoals SharePoint, het Power Platform en Outlook combineert. Het is flexibel en biedt vrijheid door de eenvoudige integratie met ook niet Microsoft diensten zoals SalesForce en DocuSign. Combineer dit alles met de intelligentie en beveiliging van Azure en je hebt je nieuwe veilige én slimme (samen) werkplek.
Goodbye allerlei apps die mensen toch wel en zonder achterliggende gedachten gebruiken voor jouw bedrijfsdata, hello efficient samenwerken!
Maar goed, het is een utopie om te denken dat je kiest “we gaan werken in Teams” en dat dit dan vlekkeloos en zonder gedoe gebeurt. Mensen houden niet van veranderen en de nieuwe digitale mogelijkheden voelen soms een beetje spannend.
Inzichten die echt jaren lang in beton gegoten waren, zoals “hoe sla ik documenten op” zijn erg aan verandering onderhevig. In veel gevallen bestaan de documenten eigenlijk niet eens meer en is er minder verwerkingstijd en dus meer tijd voor werk/je klant. Dit vergt een hele andere focus, mindset, nieuwe afspraken én ook wat hulp!
Dankzij de inzet van Smart-Teams kan je jouw Microsoft Teams omgeving structureren. Iedere keer voorzien van een vaste inrichting zodat het voor iedereen makkelijker wennen en werken is.
De Smart-Teams App binnen Microsoft Teams
Om je organisatie te veranderen naar digitaly skilled om meer data driven te worden moet je als ondernemer of IT verantwoordelijke er zelf ook écht gaan staan. Accepteren dat het soms een rocky road is. Inzichten in data zijn niet meteen de stuurinformatie die jouw bedrijf gaat veranderen, maar het is slechts een begin. En het kost tijd, inzichten, acceptatie en sturen. Dat is écht anders dan wat er in voorgaande jaren nodig was. Het tempo ligt hoger maar de weerstand soms ook.
De afgelopen jaren zijn wij veel bezig geweest met het digitaliseren van werkprocessen, documenten maar vooral ook mensen. Op de werkvloer maar vooral ook in directiekantoren. Medewerkers zijn sneller in staat tot het accepteren van “het gaat anders, maar beter”, dan dat directieleden vaak denken. (want als we eerlijk zijn is ons hele privé leven al digitaal en kan zelfs je moeder haar bankzaken digitaal verwerken) Eigenlijk zoals met veel dingen zou je kunnen zeggen “de remmende factor, dat ben ik zelf”.
Waarom ik dit stukje schrijf? Ik ben er van overtuigd dat wij een duidelijke richting kunnen geven aan jouw digitaliseringsvraagstuk. De handvaten hebben om je organisatie te trainen en jou te laten zien waar je kansen liggen. En dat is wat mijn werk zo leuk maakt!
Dus! Heb jij na het lezen vooral veel weerstand en geen zin in verandering? Dan is het tijd voor een gesprek met mij!
Randy Nieraeth
15 januari 2021
