Je bent 31% productiever wanneer je rustiger in je hoofd bent en gelukkig bent op je werk! (Shawn Achor the happiness advantage 2020). Door alle afspraken, planningen, Teamsmeetings en volle to-do-lijsten lijken we vaak heel druk met van alles. Vooral nu woonkamers zijn getransformeerd in kantoren, keukens in vergaderruimtes en je slechts op de wc nog even alleen kan zijn, lijkt focus soms ver te zoeken. Wat doet dat met ons werkgeluk en hoe productief zijn we echt? Wij zijn in een tool gedoken die je inzicht geeft in je eigen productiviteit en Personal Insights. Wij worden er gelukkig van. En laat het vandaag toevallig ook nog eens de dag van het werkplezier zijn!
wat is het?
Personal Insights is een productivity tool voor meetingspatronen en samenwerkingen. Hiermee werk je slimmer en kan je efficiënter omgaan met jouw kostbare tijd. Deze functie is gekoppeld met je Outlook agenda. Microsoft analyseert je planning, maakt hier een dashboard van en geeft tips. Het dashboard, wat dan weer vrij verwarrend My Analytics heet, geeft jou inzichten in je werkpatronen en grote productiviteitsvalkuilen. Op basis daarvan krijg je tips om je werkproces te sturen:
- Het automatisch in plannen van 1/2 uur focustijd.
- Advies over hoe lang je meeting moet zijn en vergadersuggesties.
- Terwijl je in Outlook werk verschijnen aangestuurde suggesties om op de hoogte te blijven van openstaande taken en e-mails.
- Het is mogelijk om namens Personal Insights automatische herinneringen te ontvangen om pauze te nemen.
We kunnen je nog meer vertellen over de mogelijkheden, maar als je er echt een gevoel bij wil krijgen kijk het filmpje:
(1) MyAnalytics – Personal productivity insights with Microsoft 365 – YouTube
WAT VINDEN WIJ?
Wij hebben er even naar gekeken en dit is onze mening. Functies zoals het automatisch inplannen van je pauze etc. zijn nuttig, maar het feit blijft: ik ga niet lunchen op een moment waarop ik van mijn PC moet lunchen. Of als je twee uur focustijd in je agenda gepland krijgt, staat die misschien niet meteen op de goede plek maar reserveer je wel tijd om voor jezelf te werken (zonder dat al je collega’s je agenda weer volgooien). De meerwaarde is vooral de trigger: hou ik eigenlijk wel genoeg pauze, kan die meeting ook korter en heb ik inderdaad genoeg tijd om van input naar output te gaan? Het geeft het voorzetje om eens na te denken hoe besteed ik mijn tijd en daarna zelf in te vullen: hoe maak ik mijn tijd nuttig? Dit heeft ons geholpen om na te denken over persoonlijke productiviteit.
Dit algoritme van Microsoft werkt alleen als je écht goed met je agenda werkt. Dus het is wederom: what you give is what you get, alleen dan krijg je tips vanuit Insight die echt nuttig zijn. Het stuurt je maar je moet er zelf mee aan de slag. Het data dashboard heeft onze nieuwsgierigheid gewekt, zo zien we allerlei statistieken over inzicht in samenwerkingspatronen en communicatie. Het geeft je bijvoorbeeld inzicht in hoe je met e-mail omgaat en hoe vaak je door een Team Chat gestoord wordt. Voor de echte tech Outlook helden kan het zelfs een tool zijn waarmee je je team taakgericht stuurt. De inzichten die je krijgt kunnen een echte productivity boost zijn. Personal Insights is iets waar wij enthousiast van worden en nodigt uit tot meer.
Personal Insights is te vinden in je Outlook agenda rechts bovenin bij het maken van afspraken:
My Analytics staat bij je Microsoft Apps, te bereiken via SharePoint/ je Smart-Portal. Linksboven bij het wafel menu, meer Apps!
DUS, WAT DENK JIJ?
Microsoft blijft deze diensten uitbouwen en ziet ook de connectie tussen focus en werkgeluk. Wij sporen je aan om zelf eens in Personal Insights/ MyAnalytics te kijken. Laat het een trigger zijn om beter na te denken over hoe je je tijd besteedt en beter met je Outlook agenda om te gaan.
Wij gaan de aankomende tijd uitzoeken hoe we productiever aan de slag gaan met behulp van Microsoft tools en hoe dit ons werkgeluk beïnvloedt. Wil je meer Insights/Microsoft tips of ben je benieuwd naar de aankomende samenwerking met de Headspace App? Klik dan even op het duimpje omhoog en volg ons op Linkedin! We zijn ook benieuwd naar jouw mening; sharing is caring 😉
Laat dit het zetje zijn om na te denken over hoe je jouw tijd besteed!
Roos Rasenberg en Marieke Herrings.
13 november 2020.
